Pułapki taniego oprogramowania dla firm

Rozwijając swoją firmę lub planując StartUp, dochodzi do momentu, w którym rozważamy stworzenie dedykowanego rozwiązania, które spełni wymogi naszej biznesowej strategii. Niejednokrotnie również w dużych korporacjach odchodzi się od modelu, w którym aplikacje CRM czy inne systemy nie są pisane przez wewnętrzny zespół programistów, ale zleca się je zewnętrznym developerom.

Na co zwracać uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania?

Podchodząc do złożenia zapytań ofertowych, oprócz listy potencjalnych dostawców, musimy przede wszystkim przygotować nasze oczekiwania biznesowe. Powinniśmy zrobić to jak najbardziej precyzyjnie pamiętając, że od tego, w jaki sposób opiszemy nasze wymagania zależeć będzie trafność złożonej nam oferty. Warto w takim zestawieniu ująć zarówno główne obszary, z jakich oprogramowanie ma się składać, ale także rozpisać poszczególne lub wyjątkowo specyficzne jego funkcjonalności. Wiadomo bowiem, że dedykowany system księgowy będzie się istotnie różnił od systemu dedykowanego np. służbie zdrowia.

Błędnym założeniem jest oczekiwanie od potencjalnego dostawcy, że posiada uniwersalną ofertę, na bazie której „dorzuca” tylko dodatkowe funkcjonalności. Taka droga jest drogą do porażki.

„Jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”

Na rynku oprogramowani jest niezliczona baza systemów open source’owych lub „pudełkowych”, które w swej istocie mają wiele pozytywnych stron. Z reguły są to rozwiązania bazujące na średnich statystycznych, które odpowiadają oczekiwaniom klientów prowadzącym biznes o nieskomplikowanej strukturze. Rozwiązania takie są zwykle prowadzone w modelu SAAS, czyli jako usługa zlokalizowana w chmurze na serwerach dostawcy. Zwykle mamy też zawężony dostęp do gromadzonych tam danych, nie mamy też wpływu na sposób zabezpieczania i przetwarzania ich.

Płatność odbywa się poprzez miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny abonament za licencję. Czasami wystarczy z miesiąca na miesiąc opłacać lub przerwać opłacanie abonamentu bez konieczności składania wypowiedzenia, czasami umowy regulują tę kwestię inaczej. Niemniej z reguły jest to prosty model współpracy, gdzie ludzka ingerencja w cały proces ograniczona jest do minimum. Bywa także, że w rozwiązaniach „pudełkowych” istnieją pakiety tzw. „premium”, gdzie wycena przygotowywana jest indywidualnie w zależności od dodatkowych opcji, jakie chcemy dodać aplikacji, ale nadal wybór tych opcji jest ograniczony do z góry narzuconych przez dostawcę usługi modułów.

Co za tym idzie, jeżeli planujemy rozwój naszego biznesu, a silnikiem jego działalności ma być doskonale działające oprogramowanie, w którym gromadzone będą całe zasoby naszej działalności od produktów po bazę klientów, opieranie się na gotowych systemach może nas zgubić i narazić na wysokie koszty.

Cena sprawą drugorzędną

Wybierając dostawcę oprogramowania w sytuacji, gdy nasze oczekiwania biznesowe są spersonalizowane pod kątem strategii działalności, modelu klientów czy specyfiki produkcji, skupmy się przede wszystkim na trafności odpowiedzi potencjalnego dostawcy na nasze oczekiwania.

Każdemu, kto rozpoczyna swój biznes lub rozpoczyna złożony projekt dotyczący budowy dedykowanej aplikacji mobilnej czy webowej zależy, aby koszty były jak najniższe, ale również na tym, aby nie sam projekt nie pochłonął za dużo czasu. Musimy się naturalnie liczyć z tym, że w zależności od oczekiwań czas ten będzie rożny, ale mając odpowiedzi na nasze zapytania od przypuszczalnie 5 różnych firm biorących udział w przetargu, mamy szansę ocenić, która z nich podchodzi do sprawy najmniej realnie.

Dwoma ważnymi wyznacznikami są: czas realizacji projektu – czyli liczba roboczogodzin przewidywanych na realizację oraz cena całości w odniesieniu do potencjalnych późniejszych poprawek.

Bardzo ważne jest także, czy potencjalny dostawca zapewnia nam dalsze wsparcie techniczne po oddaniu projektu oraz na ile wnikliwie zgłębił temat naszych oczekiwań – czy zadawał pytania uzupełniające do naszego zgłoszenia, czy doprecyzował, że obrany przez niego kierunek jest zgodny z Twoim itp.

Chcąc uniknąć rozczarowań, kiedy po zakończeniu projektu okazuje się, że zamówione oprogramowanie nie funkcjonuje tak, jakbyśmy tego oczekiwali, niezbędne są poprawki, zmiany, modyfikacje, pomoc techniczna ze strony dostawcy nie jest satysfakcjonująca lub każda dodatkowa roboczogodzina jest płatna, a problemów nie ma końca, powinniśmy postawić na jakość. Praca, jaką programiści rzetelnych firm wkładają w przygotowanie Twojego zlecenia, pozwala Ci oszczędzić dodatkowych kosztów w późniejszym czasie, gdy projekt został już oddany.

Źródło: Da Vinci Studio – Aplikacje webowe